Od 1. júla 2021 vykonáva spoločnosť Microsoft revíziu využívania darovaných licencií. Týka sa to produktov Office 365 a Microsoft 365.
Spoločnosť Microsoft vyžaduje, aby organizácie aktívne využívali aspoň 85 % bezplatných (darovaných) licencií. „Aktívne používanie“ znamená, že licencie sú pridelené jednotlivcom v rámci organizácie a že títo jednotlivci použili aspoň jednu cloudovú službu spoločnosti Microsoft za posledných 90 dní.
Medzi sledované cloudové služby patria služby Exchange Online, Yammer, Microsoft Teams a Microsoft 365 Apps. (Všimnite si, že používanie aplikácií Office s trvalou licenciou, ako je Office Standard alebo Office Professional, sa do ukazovateľov pre sledovanie aktívneho používania cloudových služieb nezapočítavajú).
Čo konkrétne to znamená pre neziskové organizácie
Pre ilustráciu, čo konkrétne to pre vás znamená, si vymyslime jeden príklad. Ak by ste mali 20 darovaných licencií, museli by ste aspoň 17 z nich priradiť jednotlivcom vo vašej organizácii. Týchto 17 osôb by muselo počas posledných 90 dní použiť aspoň jednu cloudovú službu Microsoft 365 alebo Office 365.
Ak ste túto minimálnu hranicu 85 % využívania služieb nesplnili, môžete prísť o všetky darované cloudové licencie spoločnosti Microsoft bez ohľadu na to, či ich využívate alebo nie. Platených licencií by sa toto netýkalo.
Priraďte a používajte svoje licencie čo najskôr
Ak ste tak ešte neurobili, musíte darované licencie priradiť jednotlivým osobám vo svojej organizácii a začať ich okamžite používať. V prípade nových predplatných pracujte rýchlo na aktivácii a spustení vašich licencií.
Ak máte viac licencií než potrebujete, môžete tiež upraviť svoje predplatné služieb Office 365 alebo Microsoft 365 a znížiť počet držaných licencií.
Ak chcete darované licencie priradiť zamestnancom alebo odstrániť používateľa, postupujte podľa týchto pokynov (v AJ) alebo sa pozrite na tieto simulácie s návodom (v AJ). Čím skôr tak urobíte, tým lepšie.
Darované licencie Office 365 E1 už nie sú k dispozícii
Spoločnosť Microsoft už navyše nebude ponúkať darované licencie Office 365 E1, ak nemáte so spoločnosťou Microsoft uzatvorenú zmluvu Enterprise Agreement. Namiesto toho odporúčame zvážiť niektorú z ponúk darovania Microsoft 365 Business Standard a Premium. Ak v súčasnosti používate darované licencie Office 365 E1, zostanú vaše licencie aktívne, kým ich budete používať.
Potrebujete pomoc s pridelením alebo používaním licencií?
Program TechSoup ponúka služby, ktoré vám pomôžu zaistiť, aby ste maximálne využívali svoje cloudové licencie. Kontaktujte nás na adrese info@techsoup.sk.
Ak by ste sa radi vzdelávali v oblasti IT, sledujte YT kanál programu Techsoup Česká republika, zároveň môžete využiť TechSoup kurzy (v anglickom jazyku). Tieto online kurzy sa týkajú aplikácií Teams, Excel, Outlook, Word, PowerPoint, SharePoint, OneDrive a mnohých ďalších. Všetky sú k dispozícii vašim zamestnancom aj dobrovoľníkom.
